Immer mehr Brautpaare binden einen Hochzeitsplaner in ihre Hochzeitsplanung ein oder lassen die gesamte Planung und Organisation von einem Hochzeitsplaner oder sogenanntem Wedding Planner übernehmen. Was bis vor wenigen Jahren in Deutschland vermeintlich nur durch Froonck, den Wedding Planner, im deutschen Fernsehen zu sehen war, ist heute schon lange gelebte Normalität.
Die Deutschen arbeiten immer mehr und die Anforderungen am Arbeitsmarkt sind überall gestiegen. Das führt dazu, dass immer weniger Menschen die Zeit finden, ihre eigene Hochzeit zu planen. Gleichzeitig wird man durch Social Media unentwegt daran erinnert, welche Möglichkeiten einem beim Heiraten geboten werden. Den Aufgaben und Herausforderungen in der Hochzeitsplanung sind viele neben dem Beruf und Alltag nicht gewachsen. Nicht ohne Grund sprechen viele Paare, die ihre Hochzeit selbst geplant haben, von einem zweiten Full-Time-Job.
Hier schließt sich auch der Kreis, wieso so viele Paare einen Hochzeitsplaner beauftragen. Doch was genau macht ein Wedding Planner eigentlich? Ich möchte euch in die Welt eines Hochzeitsplaners mitnehmen. Ich zeige euch, wieso es eine gute Überlegung ist, einen Hochzeitsplaner zu beauftragen. Und noch viel spannender – wieso das gar nicht mal so viel teurer sein muss, als die Hochzeit alleine zu planen.
Als Hochzeitsplanerin stehe ich meinen Paaren nicht nur als fachliche Beraterin zur Seite, sondern auch als Freundin.
Berater in allen Lebenslagen
Beginnen wir einmal mit der Kernaufgabe, die bei der Beauftragung eines Hochzeitsplaners vielleicht gar nicht so offensichtlich ist. Denn natürlich übernimmt ein Hochzeitsplaner während der Hochzeitsplanung einen Haufen an organisatorischen und administrativen Aufgaben. Doch währenddessen ist er für das Brautpaar vor allem eins: Berater in allen Lebenslagen. Ihr profitiert jederzeit von der Fachkompetenz, dem Organisationstalent und dem geschulten Auge eines Wedding Planners, aber auch von der Empathie und Herzlichkeit. Sei es die Budgetierung der Feier, die Beratung bei der Wahl des Brautkleides, die Hilfestellung bei der Erstellung der Gästeliste, der Schubs hin zur eigenen Stilfindung oder die vielen kleinen Entscheidungen, die manchmal gar nicht so einfach zu treffen sind.
Als Hochzeitsplanerin stehe ich meinen Paaren dabei nicht nur als fachliche Beraterin zur Seite, sondern auch als Freundin. Das ist mir wichtig und erleichtert mir und dem Paar die Zusammenarbeit ungemein. Wir werden ein bis zwei Jahre enge Vertraute werden, dabei sind mir Ehrlichkeit und Transparenz extrem wichtig. Meine Paare können sich also immer auf meine ehrliche Meinung verlassen und mit mir über sämtliche Themen sprechen, die ihre Hochzeit betreffen. Ich versuche, meinen Paaren in jeder Lebenslage unterstützend und beratend zur Seite zu stehen. Das sollte in der Philosophie eines jeden guten Wedding Planners verankert sein.
Die Gesamtplanung
Wenn ihr bereits mit der Hochzeitsplanung begonnen habt, werdet ihr gemerkt haben, dass man häufig nicht mehr weiß, wo eigentlich unten und oben ist. Jeden Tag fallen einem neue Details ein, an die man noch nicht nicht gedacht hat und das zieht sich am Ende bis kurz vor der Hochzeit durch. Nicht selten merkt man dann am Hochzeitstag selbst, was vielleicht vergessen wurde. Das muss nicht sein, denn ein Hochzeitsplaner übernimmt die gesamte Planung und Organisation eurer Hochzeit.
Entscheidend ist hierbei, dass ihr im Grunde genommen einen Projektmanager an eurer Seite habt, der für die gesamte Planung, Umsetzung und Steuerung eurer Hochzeit die Verantwortung übernimmt. Die Erstellung und Einhaltung eines Ablaufplans rundet die Gesamtplanung hierbei ab.
Die perfekte Location finden
Je nachdem, wo ihr gerade bei eurer Hochzeitsplanung steht, seid ihr vielleicht schon an eure Grenzen gestoßen. Denn die passende Location will einfach nicht gefunden werden. Das ist nicht verwunderlich, denn es gibt keine vollumfängliche Datenbank, in der alle Locations aufgeführt sind und man gleichzeitig noch die freien Termine angezeigt bekommt. Das bedeutet, dass ein enormer Rechercheaufwand betrieben werden muss, bis die passende Location gefunden wurde. Und wenn man dann die vermeintlich richtige Location gefunden hat, muss man erstmal seitenweise Bankettmappen und Angebotsdetails studieren.
Was viele Paare außerdem nicht wissen, ist, dass es nicht unbedingt immer eine klassische Hochzeitslocation sein muss. Viele Hotels, Restaurants oder Eventlocations, die auf dem ersten Blick nicht nach Hochzeitslocation aussehen, sind hervorragend hierfür geeignet. Mit einem Hochzeitsplaner an eurer Seite wird euch nicht nur die Arbeit und die Frustration bei der Suche abgenommen, sondern auch die Angebotsverhandlung und gesamte Steuerung und Abstimmung vor und an eurem Hochzeitstag.
Dienstleister finden und koordinieren
Bei einer Hochzeit kommt neben der Location eine Vielzahl von Dienstleistern zum Einsatz: Fotografen, Videografen, Caterer, Service-Kräfte, Konditoreien, Dekorateure, Floristen, Entertainer, Animateure, Trauredner, Moderatoren, Stylisten, Chauffeure, Sänger, Musiker, Bands, DJs. Jede Hochzeit ist individuell und jedes Paar umso mehr. Da ist es gar nicht so einfach, die für sich passenden Dienstleister zu finden. Doch wenn man die für sich passenden Dienstleister gefunden hat, was auch schon ohne Ende Zeit gekostet hat, fängt die eigentliche Arbeit erst richtig an. Angebotseinholung, Nachverhandlungen, Koordinierung, Abstimmungen und Steuerung am Tag der Hochzeit.
Ein Hochzeitsplaner nimmt euch das alles ab. Und das Schöne dabei ist, dass ihr hier aus einem großen Netzwerk profitieren könnt. Die Auswahl der passenden Dienstleister erfolgt dabei nie auf gut Glück, sondern aufgrund von Erfahrungen. Nicht ganz zu verachten ist außerdem, dass ihr bei der Buchung eines Hochzeitsplaners häufig von Agenturrabatten profitieren könnt.
Ihr müsst übrigens keine Sorge haben, dass ihr euch mit der Buchung eines Hochzeitsplaners an bestimmte Dienstleister bindet. Anders als bei vielen Hochzeitslocations, die häufig mit ihrem festen Dienstleisterstamm zusammenarbeiten, sind gute Wedding Planner ungebunden und arbeiten mit jedem Dienstleister zusammen, der für euch passt.
Eure Stilwünsche umsetzen
Dank Pinterest, Instagram und Co. gehen die wenigsten Paare heute ohne bestimmte Vorstellungen oder Erwartungshaltungen an ihre eigene Hochzeitsplanung. Das Internet ist voll mit Impressionen, Vorschlägen und neuen Ideen. Das kann inspirierend, aber auch völlig überschlagend sein. Die meisten Paare scheitern spätestens bei der Umsetzung ihre Design- und Dekorationskonzeptes. Welcher Stil soll es sein, welche Farben, welche Dekoelemente, welche Blumen? Wie soll der Traubogen aussehen? Möchte ich überhaupt einen Traubogen? Wer soll sich um den Aufbau kümmern? Und was kostet das alles eigentlich?
Als Hochzeitsplaner erstelle ich euch ein individuelles Designkonzept. Hier lasse ich nicht nur eure Wünsche einfließen, sondern sorge dafür, dass aus euren – vielleicht teilweise wilden und unkoordinierten – Ideen ein durchdachter Plan entsteht. In Zusammenarbeit mit Dekorateuren und Floristen zaubern wir euch eure Traumhochzeit.
Gästebetreuung
Was nicht erst am Hochzeitstag ein Thema wird, ist die Betreuung eurer Gäste. Vor dem großen Tag kommen immer wieder neue Fragestellungen auf. Was soll ich an dem Tag anziehen? Wo kann ich parken? Welches Hotel kann ich buchen, wenn ich doch über Nacht bleiben möchte? Was kann ich dem Paar schenken? Mit welcher Überraschung darf ich mich bei der Hochzeit einbringen?
Das Schöne an der Zusammenarbeit mit einem Wedding Planner ist nicht nur, dass euch viele Fragestellungen abgenommen werden. Dadurch könnt ihr euch vor der Hochzeit voll und ganz auf euch konzentrieren. Der Vorteil ist auch, dass ein Hochzeitsplaner eure Gäste ein Stückweit steuern kann. Ihr habt absolut keine Lust auf peinliche Spiele? Ihr möchtet nicht, dass sich alle fünf Minuten jemand ein Lied beim DJ wünscht, das ihr auf eurer Hochzeit nicht hören wollt? Ihr könnt euren Hochzeitsplaner in alle Do’s und Don’ts einbinden und somit dafür sorgen, dass alles nach euren Wünschen verläuft.
Die Eventbetreuung
Bei einem Hochzeitsplaner werdet ihr immer wieder über den Begriff des „Zeremonienmeisters“ stolpern. Dieser wird heute auch gerne als „Wedding Day Manager“ bezeichnet und bedeutet nichts anderes als den Koordinator eures gesamten Tages. Ohne einen Hochzeitsplaner muss es immer jemanden geben, der sich für bestimmte Tagespunkte verantwortlich fühlt. Das sind nicht selten die Trauzeugen, Eltern oder sogar die Paare selbst. Mit einem Wedding Planner an eurer Seite könnt ihr euch und eure Gäste entsprechend entlasten.
Als Hochzeitsplanerin bin auch ich selbstverständlich am Tag eurer Hochzeit von Anfang bis Ende dabei und sorge für einen roten Faden und einen stressfreien und entspannten Ablauf. Meinem Paar, seinen Gästen und alle Dienstleistern stehe ich dabei permanent als erster Ansprechpartner zur Seite. Ich achte auf jedes kleine Detail: Hat die Braut ihren Strauß? Hat jeder sein Willkommensgetränk erhalten? Wurde jeder am Buffet berücksichtigt? Sitzt das Kleid der Braut beim Shooting? Auch das Reichen eines Zwischenwasser kann schon mal zu den Aufgaben eines Hochzeitsplaners gehören, genauso wie das Wegmanagen kleinerer Krisen.
Bei der Gestaltung und Umsetzung des Zeremonienmeisters gibt es wenige Einschränkungen. Sprecht unbedingt mit eurem Hochzeitsplaner darüber, was ihr euch von ihm am Tag eurer Hochzeit wünscht, damit ihr den Tag entspannt verbringen und ausgelassen feiern könnt.
